Avis de Confidentialité

Le présent avis de confidentialité pour les professionnels de santé décrit la manière dont EMD Inc. (« EMD Serono », « nous ») traite les données à caractère personnel des professionnels de la santé (« professionnels de santé », « vous »), indique quelles données à caractère personnel sont recueillies et vous informe de vos droits en vertu de la législation sur la protection des données.

Pour toute question ou demande de précisions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez vous adresser à l’agent de la protection des données du groupe en envoyant un courrier électronique à l’adresse privacy@emdgroup.com ou par l’intermédiaire des autres coordonnées de contact indiquées ci-après.

Cette section porte sur le responsable du traitement de vos données à caractère personnel, indique comment vous pouvez le contacter et décrit les droits dont vous disposez dans ce contexte, en votre qualité de personne concernée.

Responsable du Traitement

Le responsable du traitement des données est la personne qui détermine à quelles finalités et par quels moyens vos données à caractère personnel sont traitées. Merck KGaA, Darmstadt, Allemagne est le responsable du traitement pour ce qui concerne les activités de traitement décrites dans le présent avis. EMD Serono est la branche santé de Merck KGaA, Darmstadt, Allemagne.

EMD Serono
2695 North Sheridan Way
Suite 200
Mississauga ON
L5K 2N6

Agent de la protection des données

Nous avons nommé un délégué à la protection des données du groupe (Group Data Privacy Officer), que vous pouvez contacter à l’adresse :

GROUP DATA PRIVACY OFFICER
EMD Serono
2695 North Sheridan Way
Suite 200
Mississauga ON
L5K 2N6
privacy@emdgroup.com

Nous traitons vos données à caractère personnel à différentes fins, que nous détaillons dans cette section.

Comment Recueillons-Nous Des Données À Caractère Personnel À Votre Sujet ?

Nous recueillons des données à caractère personnel au sujet des professionnels de santé lorsque nous échangeons avec vous, p. ex. lorsque vous nous envoyez une demande, lorsque nous concluons un contrat, collaborons dans le cadre d’un projet scientifique ou lorsque vous rencontrez nos représentants qui vous renseignent sur nos produits et nos études scientifiques.

Nous recueillons également des données à caractère personnel dans des sources accessibles au public ou auprès de tiers spécialisés afin d’en savoir davantage sur les qualifications professionnelles, les domaines de spécialité, les publications ou les activités professionnelles des professionnels de santé. Ces informations sont importantes car elles nous permettent d’identifier des partenaires de collaboration potentiels (p. ex. pour des interventions en tant que conférencier ou des études) et de vous fournir des informations et des conseils selon vos centres d’intérêt et préférences.

Cela inclut les catégories de données suivantes :

• Vos informations de contact (p. ex. nom, titre, adresse, sexe, numéros de téléphone, adresse électronique) ;
• Des informations concernant votre emploi (p. ex. intitulé de poste, fonction, matricule, lieu de travail, agence, département, qualifications) ;
• Publications, interventions en tant que conférencier, activités professionnelles.

Vous trouverez de plus amples informations sur les données que nous recueillons à votre sujet et les finalités dans les sections qui suivent.

Finalités du traitement et catégories de données correspondantes

Collaborations avec des professionnels de santé

EMD Serono traite les données à caractère personnel des professionnels de santé en vue de la mise en place et de l’exécution de contrats, en particulier afin d’identifier, de sélectionner et de collaborer avec des professionnels de santé dans le cadre de nos activités de recherche et de développement, de nos activités médicales et scientifiques (essais cliniques ou autres études scientifiques, par exemple), de services de conseil et d’interventions en tant que conférencier.

Ce traitement peut porter sur les catégories de données suivantes :

• Vos informations de contact (p. ex. nom, titre, adresse, sexe, numéros de téléphone, adresse électronique, lieu de travail, etc.) et vos données de paiement (p. ex. compte bancaire, paiements) ;
• Données relatives aux publications, à l’expertise, au parcours et au degré de reconnaissance estimé (que nous recueillons aussi dans des sources accessibles au public et auprès de tiers) ;
• Données relatives à l’exécution du contrat (présentations, notes de réunion, résultats d’études, par exemple) et à l’expérience faite au cours de réunions et de collaborations antérieures.

Le traitement de ces données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’un contrat avec vous en tant qu’individu ou à la sauvegarde de nos intérêts légitimes lorsque nous faisons affaire avec votre employeur. Si vous ne nous fournissez pas vos données, nous ne pouvons pas rester en contact avec vous dans le cadre du contrat concerné.

Questions à propos de nos produits, nos services et EMD Serono

Lorsque vous prenez contact avec nous pour nous poser des questions sur nos produits ou sur EMD Serono, nous analysons ces questions pour y répondre et vous fournir les informations demandées.

Cela inclut les catégories de données suivantes :

• Vos informations de contact (p. ex. nom, titre, adresse, sexe, numéros de téléphone, adresse électronique) et des informations concernant votre emploi (p. ex. intitulé de poste, fonction, lieu de travail) ;
• Toute autre information que vous nous communiquez, p. ex. dans le cadre de votre demande ou parce qu’elle est nécessaire pour pouvoir répondre à votre demande.

Le traitement de ces données à caractère personnel est nécessaire pour l’exécution d’un contrat ou pour servir notre intérêt légitime à vous fournir les informations demandées.

Pharmacovigilance – informations à propos d’effets indésirables

Si vous nous communiquez des informations à propos d’effets indésirables potentiels de nos produits, nous traitons ces données conformément à notre avis de confidentialité concernant la pharmacovigilance.

Nous sommes légalement tenus de traiter toute information qui nous parvient concernant des effets indésirables, des réclamations à propos de la qualité et/ou d’autres problèmes liés à la sécurité ou à la qualité de produits d’EMD Serono. Si vous nous communiquez des informations pertinentes sur des produits d’EMD Serono (p. ex. par le biais de notre site Web), nous évaluerons et vérifierons ces informations. Pour ce faire, nous sommes susceptibles de vous contacter si nous avons des questions.

Nous sommes également légalement tenus de signaler les effets indésirables importants aux autorités sanitaires du monde entier. Nous informons alors les autorités sanitaires en respectant nos obligations, qui prévoient généralement la pseudonymisation ou l’anonymisation des données des patients. Nous pouvons également être amenés à partager ces informations avec d’autres entreprises du groupe EMD Sono, lorsque celles-ci doivent à leur tour faire un signalement aux autorités sanitaires.

Fourniture d’informations scientifiques aux professionnels de santé

Nous pouvons communiquer avec vous en vous rencontrant ou en vous envoyant des documents dont le contenu scientifique relève de votre domaine de spécialité et est susceptible de vous intéresser. Nous sélectionnons les informations et la façon dont nous communiquons avec vous sur la base des catégories de données à caractère personnel suivantes :

• Vos informations de contact (p. ex. nom, titre, adresse, sexe, numéros de téléphone, adresse électronique, lieu de travail, etc.) ;
• Données relatives aux publications, à l’expertise, au parcours et au degré de reconnaissance perçu (que nous recueillons aussi dans des sources accessibles au public et auprès de tiers).

Le traitement de ces données à caractère personnel est nécessaire pour servir notre intérêt légitime à sélectionner et à fournir des informations pertinentes aux professionnels de santé en fonction de leur expertise et de leur parcours.

Accès aux contenus et aux services d’EMD Serono sur des sites Web à accès restreint

En vertu de la législation applicable, l’accès à certains contenus relatifs à des produits, des séminaires, des événements ou d’autres informations mis à disposition par EMD Serono est réservé aux seuls professionnels de la santé. Pour pouvoir accéder à ce type de contenu et à nos services sur de tels sites Web, vous devrez peut-être vous inscrire ou confirmer que vous êtes habilité à accéder à ces contenus à accès limité.

Nous recueillons des données sur les services que vous utilisez en ligne (séminaires, etc.). Cela inclut les catégories de données suivantes :

• Vos informations de contact (p. ex. nom, titre, adresse, sexe, numéros de téléphone, adresse électronique, lieu de travail, etc.) ;
• Informations professionnelles (p. ex. numéro de licence, adhésions à des institutions)
• Données relatives aux services que vous sélectionnez et auxquels vous assistez en ligne (tels que webinaires ou séances de Q&R) et le moment/la fréquence de vos connexions ;
• Selon votre choix, données relatives à votre comportement de navigation.

Le traitement de ces données à caractère personnel est nécessaire pour l’exécution d’un contrat ou pour servir notre intérêt légitime à sélectionner et à fournir des informations pertinentes aux professionnels de santé en fonction de leurs centres d’intérêt et de leur comportement, ainsi que pour améliorer nos services.

Communiquer avec vous et mettre des informations à votre disposition ; analyser les informations et établir des profils

Nous prenons contact et communiquons avec vous pour vous informer sur nos produits et services, en particulier lorsque nos représentants commerciaux vous rendent visite ou vous rencontrent lors d’événements (en ligne ou hors ligne). Si vous y consentez, nous pouvons aussi vous contacter par le biais d’un bulletin d’information électronique.

Nous nous efforçons de vous présenter uniquement des informations susceptibles de vous intéresser et souhaitons communiquer avec vous de manière fluide par le biais de plusieurs canaux sans vous fournir d’informations redondantes. Nous utilisons des méthodes de profilage telles que la collecte d’informations dans des systèmes de gestion de la relation client afin d’optimiser et de personnaliser notre relation et les informations que nous mettons à la disposition des professionnels de santé. Pour optimiser et personnaliser les informations, nous créons des profils et affectons les professionnels de santé à différents segments sur la base de ces profils, ce qui implique éventuellement le regroupement de données provenant de nos sociétés affiliées. Sur la base de cette segmentation, nous sommes en mesure de gérer le type, le contenu et la fréquence de mesures de communication particulières destinées à des groupes cibles donnés. Pour ce profilage, nous utilisons les données que nous recevons de votre part dans le cadre de notre relation. Il s’agit notamment de données à caractère personnel telles que votre comportement d’achat et de navigation. Le profilage peut être basé en particulier sur des données d’utilisation que nous générons avec le consentement du client en mesurant et en analysant l’interaction du client avec la publicité électronique, et en particulier en mesurant et en analysant le taux d’ouverture et le nombre de clics dans les bulletins d’information électroniques.

Nous utilisons à cet effet les données décrites dans cette section.

Le traitement de ces données à caractère personnel est nécessaire pour servir notre intérêt légitime à sélectionner et à fournir des informations pertinentes aux professionnels de santé en fonction de leurs centres d’intérêt et de leur comportement, ainsi que pour améliorer nos services.

Nous pouvons conserver vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles ont été collectées ou pour nous conformer aux exigences légales ou réglementaires. Nous nous efforçons de ne pas conserver vos données personnelles plus longtemps qu’il n’est raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs énumérés dans la présente politique ou que la loi ne l’exige. Dans certaines circonstances, vos données peuvent éventuellement être conservées plus longtemps, p. ex. si une obligation de préservation de la preuve (c’est-à-dire une interdiction de supprimer les données pendant la durée de la procédure) est ordonnée dans le cadre d’une procédure officielle ou judiciaire. Nous conservons vos renseignements personnels après la fin de vos services ou de la relation professionnelle conformément à la législation applicable et à nos politiques de conservation et de destruction des documents. Les données ne contenant pas de renseignements personnels identifiables peuvent être stockés indéfiniment.

Pour toute question ou demande de précisions concernant la conservation et la suppression de vos données à caractère personnel, veuillez vous adresser à l’agent de la protection des données du groupe en envoyant un courrier électronique à l’adresse privacy@emdgroup.com.

Destinataires des données à caractère personnel

Nous pouvons transférer vos données à caractère personnel à des tiers tels que nos prestataires de services, des établissements financiers pour le traitement de paiements, des avocats et des auditeurs, etc., dans le mesure nécessaire pour atteindre nos objectifs commerciaux et fournir nos services. À cette fin, nous concluons des accords de protection des données appropriés avec ces tiers dans la mesure où la loi l’exige et, dans ce contexte, nous veillons à ce que ces destinataires consentent à prendre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger de manière adéquate vos données à caractère personnel.

Nous sommes également susceptibles de transférer des données à caractère personnel à nos sociétés affiliées et d’en recevoir de leur part pour les finalités décrites dans le présent avis de protection des données.

Transfert De Données Vers Des Pays Tiers

Si un tel transfert de données implique le transfert de vos données à caractère personnel vers des pays autres que le Canada et que ce transfert n’est pas couvert par une décision d’adéquation, nous veillons au maintien du niveau de protection des données en concluant des clauses contractuelles standard avec les destinataires. Ceci garantit que vos droits en matière de protection des données sont préservés.

Vous disposez ou pouvez disposer des droits suivants en matière de protection des données :

• Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel et de recevoir une copie de ces données.
• Droit de rectification : vous avez le droit de faire corriger ou compléter vos données à caractère personnel inappropriées, incomplètes ou inexactes.
• Droit à l’effacement : dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données à caractère personnel.
• Droit à la limitation du traitement : sous certaines conditions, nous limitons le traitement de vos données à caractère personnel à votre demande.
• Droit à la portabilité des données : vous pouvez avoir le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de demander la transmission de ces données à un autre responsable du traitement.
• Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès du commissaire fédéral à la protection de la vie privée du Canada ou d’un commissaire provincial à la protection de la vie privée contre le traitement de vos données à caractère personnel si vous estimez que celui-ci enfreint la réglementation en matière de protection des données. Pour plus d’informations, veuillez consulter le site https://www.priv.gc.ca/en/.

Exercice de vos droits en matière de protection des données

Vous pouvez exercer vos droits en matière de protection des données en soumettant une demande dans notre portail relatif à la protection des données. Nous prenons très au sérieux la responsabilité qui nous incombe en ce qui concerne la protection de vos données. Nos spécialistes des questions de vie privée étudieront votre demande et y répondront dans les meilleurs délais. 

Retrait du consentement

Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment par la suite. Nous cesserons alors de traiter vos données à caractère personnel, à moins d’être légalement autorisés à le faire Veuillez noter que le retrait de votre consentement s’appliquera uniquement aux opérations de traitement ultérieures et ne rendra pas illégales les opérations de traitement des données effectuées avant le retrait.

Pour retirer votre consentement, vous pouvez envoyer un courrier électronique à privacy@emdgroup.com. Si vous retirez votre consentement, il est possible que vous ne puissiez plus utiliser les services concernés par le retrait. Vous ne subirez aucun autre inconvénient par ailleurs.

Si vous ne précisez pas que vous souhaitez retirer votre consentement pour une opération de traitement particulière, nous supposerons que vous retirez votre consentement à tout type de traitement de vos données à caractère personnel fondé sur votre consentement.