Biopharma Canada
Merck KGaA, Darmstadt, Germany
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Vie privée

Introduction
EMD Serono Canada Inc. reconnaît l'importance du respect de votre vie privée. Le fait que vous nous confiez vos renseignements personnels est la preuve de votre confiance envers nous. C'est pourquoi nous traitons ces renseignements avec soin en nous assurant qu'ils sont sécurisés de façon appropriée.
Dans ce document, nous résumerons les différentes raisons pour lesquelles EMD Serono Canada Inc. ainsi que ces programmes reliés recueillent, utilisent et partagent vos renseignements personnels. Aussi, nous vous donnerons des exemples montrant la mise en application de ces pratiques. Dans le but de nous acquitter de nos responsabilités, nous avons élaboré ces politiques et ces procédures pour nous assurer de notre conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ainsi qu'avec d'autres lois canadiennes, tant fédérales que provinciales, sur la protection de la vie privée.
EMD Serono Canada Inc. est responsable des renseignements personnels qu'elle a en sa possession, ce qui comprend les renseignements personnels qu'elle confie aux différents fournisseurs de services. Nous avons désigné une personne qui remplira le rôle d'agent de la protection de la vie privée pour assurer notre conformité avec la loi canadienne sur la protection de la vie privée. Cette personne recevra les questions et les plaintes des clients et y répondra, en plus de s'occuper des demandes d'accès et de rectification pour les dossiers. Veuillez vous reporter à la fin du présent document pour connaître les coordonnées de l'agent de la protection de la vie privée.
Voici en quoi consiste la protection de la vie privée de nos clients:
  • Nous ne procéderons pas à la vente ni à la location de vos renseignements personnels ou de notre liste de clients.
  • Nous recueillerons vos renseignements personnels seulement après avoir reçu votre consentement et le ferons uniquement pour les usages pour lesquels vous nous avez donné votre consentement.
  • Nous garderons confidentiels vos renseignements personnels, vos questions et vos transactions, et nous utiliserons les mécanismes de sécurité appropriés pour les protéger.
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Définition du terme « renseignements personnels »
La définition du terme « renseignements personnels » est contenue dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ainsi que dans d'autres lois canadiennes applicables sur la protection de la vie privée. Les renseignements personnels représentent de l'information recueillie à propos d'une personne identifiable. Par exemple, ces renseignements peuvent être le nom et l'adresse d'une personne.
Voici le type de renseignements personnels susceptibles d'être recueillis :
  • Prénom, nom de famille, adresse, numéros de téléphone, renseignements médicaux, coordonnées et renseignements sur les paiements et l'assurance.
Nous recueillons vos renseignements personnels pour les raisons suivantes :
  • Pour vous identifier afin de gérer et traiter vos commandes ainsi que vos demandes de documentation sur le marketing ou les produits;
  • Pour analyser les renseignements que nous recevons de votre part sur une base volontaire lorsque nous effectuons des sondages sur vos préférences, vos besoins et vos intérêts;
  • Pour vous fournir les services offerts par nos programmes de soutien ainsi que donner des renseignements à jour aux professionnels de la santé qui s'occupent de vous;
  • Pour identifier et traiter les demandes de crédit pour les comptes individuels, évaluer la solvabilité et recueillir les sommes dues;
  • Pour protéger les différentes parties contre la fraude et les erreurs;
  • Pour vous identifier lorsque vous déposez une plainte à propos de nos services et vous fournir une réponse appropriée;
  • Pour nous conformer aux exigences des différentes lois et des divers règlements.
Nous recueillerons vos renseignements personnels directement auprès de vous ou par l'entremise de votre représentant autorisé. Ces renseignements pourront être fournis verbalement ou par écrit à nos programmes de soutien après que vous aurez rempli les formulaires de consentement appropriés. Ces renseignements seront également transmis à des tiers qui fourniront des services au nom d'EMD Serono Canada Inc. Nous recueillerons seulement les renseignements qui seront nécessaires aux usages qui vous seront indiqués et nous ne vous demanderons aucun autre renseignement que ceux qui seront réellement nécessaires.
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Divulgation des renseignements personnels à de tierces parties
Dans certaines circonstances, nous fournissons des renseignements personnels à de tierces parties. Nous fournissons ces renseignements pour les raisons suivantes :
  • Pour la livraison de nos produits et de nos services, il se peut que nous donnions vos renseignements personnels à d'autres entités comme à des sociétés spécialisées dans le traitement des paiements, à des agences de recouvrement, à des agences de publicité directe, à des réalisateurs de logiciel et à des tiers vérificateurs.
  • Pour vous offrir des services spécialisés, il se peut que nous divulguions vos renseignements personnels à des agences de soins infirmiers à forfait qui vous offriront une formation à domicile sur les injections dans le cadre de notre programme de soutien.
  • Dans le cadre de nos programmes de soutien, il se peut que nous fournissions des renseignements vous concernant à votre médecin prescripteur.
  • Dans le cadre de notre service de livraison de médicaments à domicile, il se peut que nous donnions vos renseignements personnels à la pharmacie préparant la prescription.
  • Dans le but de vous aider à obtenir un remboursement de la part de votre compagnie d'assurances, il se peut que nous fournissions vos renseignements personnels à un tiers spécialisé dans ce type de services.
Nous ne divulguerons pas nécessairement vos renseignements personnels à tous les types d'entreprise indiqués ci-dessus. En fait, cela dépendra du type de services dont vous avez besoin. Nous ne procéderons pas à la vente ni à la location de vos renseignements personnels ou de notre liste de clients.
À votre demande, nous n'utiliserons aucun de vos renseignements personnels pour quelconque usage que vous aurez indiqués et ne fournirons pas ces renseignements à d'autres entreprises. Si vous décidez de limiter l'utilisation de vos renseignements personnels ou que vous refusez de nous accorder votre consentement pour les utiliser, il se peut que nous ne puissions pas vous offrir nos produits et nos services. Dans ce cas, nous vous laisserons savoir quels produits ou services nous ne serons pas en mesure de vous offrir.
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Sécurisation des données
Nous assurerons la protection de vos renseignements personnels au moyen de mécanismes de sécurité appropriés. Par exemple, seules les personnes autorisées à le faire peuvent avoir accès aux renseignements personnels des clients. D'ailleurs, des mécanismes de sécurité sont en place pour empêcher l'accès non autorisé à nos installations. De plus, les contrats que nous avons avec d'autres entreprises obligent ces dernières à protéger vos renseignements personnels.
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Consentement
Selon la nature et la sensibilité de vos renseignements personnels, votre consentement pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements peut être exprès ou positif (fourni verbalement, par écrit ou par voie électronique), ou implicite (par exemple, par l'utilisation de l'un de nos produits ou de nos services). Dans ce dernier cas, nous considérons que vous consentez. Votre représentant autorisé peut donner son consentement à votre place.
Si vous nous fournissez les renseignements personnels d'une autre personne, vous déclarez de ce fait que vous possédez l'autorité nécessaire pour le faire et que la personne vous a donné son consentement pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels qui seront utilisés pour l'usage indiqué par cette personne et que cette procédure est faite en conformité avec cette politique sur la protection de la vie privée.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps dans la mesure où vous nous donnez un préavis raisonnable. Vous pouvez retirer votre consentement ou refuser de le donner en nous appelant sans frais au 1 888 737-6668.
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Écoute des appels téléphoniques
Selon la nature et la sensibilité de vos renseignements personnels, votre consentement pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements peut être exprès ou positif (fourni verbalement, par écrit ou par voie électronique), ou implicite (par exemple, par l'utilisation de l'un de nos produits ou de nos services). Dans ce dernier cas, nous considérons que vous consentez. Votre représentant autorisé peut donner son consentement à votre place.
Si vous nous fournissez les renseignements personnels d'une autre personne, vous déclarez de ce fait que vous possédez l'autorité nécessaire pour le faire et que la personne vous a donné son consentement pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels qui seront utilisés pour l'usage indiqué par cette personne et que cette procédure est faite en conformité avec cette politique sur la protection de la vie privée.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps dans la mesure où vous nous donnez un préavis raisonnable. Vous pouvez retirer votre consentement ou refuser de le donner en nous appelant sans frais au 1 888 737-6668.
Dans le but de fournir le meilleur service à la clientèle possible, nous encadrons nos représentants du service à la clientèle de façon continue. Il est important pour nous de savoir de quelle façon nos représentants traitent les appels téléphoniques ainsi que les problèmes qui peuvent survenir. Ainsi, si vous avez une conversation au téléphone avec l'un de nos représentants, il se peut que nous écoutions l'appel pour encadrer notre employé et effectuer un contrôle de la qualité.
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Conservation des renseignements personnels
Nous ne conserverons pas vos renseignements personnels plus longtemps que le nécessite la livraison efficace des produits et des services que vous avez demandés ni plus longtemps que la loi le permet. Les renseignements médicaux que vous avez fournis sont conservés dans des documents d'archives, qui doivent être maintenus par des autorités en matière de santé.
Les transactions d'achat des comptes clients doivent être conservées pendant au moins 7 jours.
Nous éliminons régulièrement de notre système des renseignements personnels et de l'information sur les comptes dont nous n'avons plus besoin ou des renseignements qui ne sont plus à jour (par exemple, le courrier qui nous est retourné parce que l'occupant a déménagé).
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Exactitude et révision des renseignements personnels
EMD Serono Canada Inc. encourage tous ses employés à s'assurer de l'exactitude des renseignements qu'ils recueillent pour l'entreprise. Si vous vous apercevez que vos renseignements sont inexacts, veuillez en aviser votre représentant au service à la clientèle. Nous apporterons les modifications nécessaires à nos dossiers aussi rapidement que possible.
Si vous désirez avoir accès aux renseignements que nous avons accumulés à votre sujet, vous devrez nous faire parvenir votre demande par écrit. Notre objectif est de pouvoir répondre à vos questions dans un délai de 30 jours à partir du moment de la réception de votre demande par écrit. Si nous nous trouvons dans l'impossibilité de répondre à votre demande à l'intérieur de ce laps de temps, nous communiquerons directement avec vous pour vous expliquer la raison de ce délai.
Il peut y avoir des circonstances où la loi nous permet de refuser votre demande d'accès à vos renseignements personnels. Par exemple, si l'accès à vos renseignements personnels révélait de l'information personnelle ou confidentielle à propos d'une autre personne (et que nous ne pouvions pas séparer ces données des vôtres), il se peut que nous ne puissions pas acquiescer à votre demande.
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Média substitut
Si vous avez une déficience sensorielle et que vous demandez que vos renseignements personnels soient accessibles au moyen d'un média substitut que nous n'utilisons pas habituellement, nous ferons tout effort raisonnable pour adapter vos renseignements personnels au moyen de ce média afin de satisfaire à vos besoins.
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Modifications apportées à la politique sur la protection de la vie privée
EMD Serono Canada Inc. se réserve le droit de changer, de modifier ou de rectifier cette politique en tout temps. Cependant, si nous apportons des changements importants à cette politique, nous communiquerons avec vous dans un délai raisonnable par téléphone, par courrier ou par courriel.
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Coordonnées
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre politique ou nos procédures sur la protection de la vie privée, ou si vous voulez revoir, vérifier ou modifier vos renseignements personnels, n'hésitez pas à communiquer avec nous.
Il est possible de nous joindre par téléphone au 1 888 737-6668 ou par télécopieur au 905 919-0299.
Il est également possible de nous écrire à l'adresse suivante :
Agent de la protection de la vie privée
EMD Serono Canada Inc.
2695 North Sheridan Way
Suite 200
Mississauga (Ontario)
L5K 2N6
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